You'll Never Walk Alone: openERP

1. Instalasi

1. Download installer OpenERP dari situs http://openerp.com, file installer yang digunakan

dalam eksplorasi ini adalah openerp-allinone-setup-6.1-latest dan openerp-client-6.1-latest.

2. Install OpenERP, proses instalasinya cukup mudah, cukup menekan tombol Next terus.

3. Beberapa screenshot:

4. Instalasi selesai.

5. Kini OpenERP dapat diakses melalui dua cara:

- Menggunakan OpenERP Client, sebuah program desktop GUI

- Melalui OpenERP Web, sebuah layanan web yang diakses melalui web browser

6. Tampilan ketika selesai di instal.

2. Pemakaian

1. Membuat Database Baru

1. Nyalakan OpenERP Web melalui Start -> Programs -> OpenERP Web -> Start OpenERP Web

2. Buka browser dan akses http://localhost:8069/web/webclient/home#

3. Tekan tombol Databases di samping tombol Login. Akan muncul form pembuatan database baru.

4. Setelah data database baru diisi, tekan tombol OK. Akan muncul halaman pemilihan profile.

3. Feature openERP

1. Enterprise Management

a. Sales Management

Modul sales memungkinkan kita untuk mengelola dan mengklasifikasikan pesanan penjualan pada sistem struktural dan hirarkis. Memungkinkan kita untuk membuat pesanan baru dan meninjau pesanan yang sudah ada di berbagai negara. Konfirmasi pesanan dapat memicu pengiriman barang, faktur dan waktu yang ditentukan oleh pengaturan dalam setiap pesanan. Dalam modul ini penjual dapat mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkab hanya dalam satu layar saja, dapat melakukan kontrol terhadap pemesanan dan pengiriman barang serta dapat mengetahui semua operasi yang dilakukan pelanggan.

Keuntungan dari enterprise management yaitu :

- Diintegrasikan dengan point of sales

- Accounting yang otomatis

- Diintegrasikan dengan kontrak, project, dan jadwal produksi

- Diintegrasikan dengan platform eCommerce yang berbeda – beda untuk transaksi online

- Dapat menampilkan report

b. Invoicing

Open ERP memberikan banyak dukungan logistik untuk invoicing automation seperti dari pemesanan penjualan, dari biaya, dll. Modul ini memiliki system pricelist yang baik, modul follow-up yang sangat berguna.

Keuntungan dari modul ini :

- Diintegrasikan dengan accounting analisis yang berkenaan dengan profitability

- Tidak ada double encoding

c. Point of Sales

Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengatur semua titik penjualan operasi:

penjualan, stok, encashment, faktur, dan lain-lain. Point of Sales dilengkapi dengan interface touchscreen untuk end user, terdapat system pembayaran secara multiple, mendukung invoicing secara langsung, dan terdapat 12 tipe barcode

Keuntungan dari modul ini :

- Diintegrasikan dengan stok dan accounting untuk menghindari double entry

- Diintegrasikan dengan sales management

- Dapat dilakukan perubahan – perubahan dengan mudah sesuai kebutuhan

d. Purchase

Purchase management memungkinkan Anda untuk mencari penjual dari harga penawarannya dan mengkonversikannya menjadi Pesanan Pembelian. Open ERP memiliki beberapa metode pemantauan dan pelacakan faktur penerimaan barang yang dipesan. Kita dapat menangani pengiriman yang partial di Open ERP, sehingga kita masih dapat mengetahui barang yang masih akan diantarkan. Open ERP memungkinkan sistem untuk menggenerate secar otomatis draft pembelian

e. Service Management

Service management memungkinkan untuk mengatur peoyek – proyek tanpa adanya batasan. Service management menyediakan tools yang dapat mengatur multi-level subproyek, mengkontrol tugas dari project manager, memberikan peringatan berupa email pada customer untuk mendukung proyek.

2. Logistic

a. Manufacturing

Dalam modul ini terdapat double-entry stock untuk mempermudah traceability, melakukan kontrol terhadap biaya dan margins proyek, product dan partners, dan mudah untuk menjalankannya. Diintegrasikan denga accounting untuk transaksi secara otomatis, diintegrasikan dengan HR management untuk mendapatkan ketersediaan resources.

b. Product Pricelists

Open ERP pricelist sangat powerfull dan mudah untuk digunakan. Open ERP pricelist memungkinkan untuk mengatur promosi, harga spesial untuk customer secara efisien. Kita dapat mengatur harga berdasarkan biaya, tanggal, currency dan berdasarkan kategori dari suatu produk.

c. Quality Management

Open ERP menghasilkan modul untuk memanage kualitas dari produk dan service. “modul repairs management” memungkinkan pengaturan terhadap after-sales service.

d. Shipping Management

Open ERP sistem warehouse management mengnyediakan banyak tools untuk mengorganisaksikan customer dan supplier shipping secara eficient.

e. Warehouse Management

Modul ini menyediakan fungsionalistas untuk mengatur multi-warehouse. Untuk tiap warehouse, lokasi input, lokasi output dan lokasi stock dapat didefinisikan.

3. Acounting dan Finance

a. Acounting

Open ERP menyediakan modul acounting yang terintegrasi dengan financial accounting, analytic acounting, thrd party management , taxes management, budgets dan assets. Open ERP memili lebih dari 50 modul tambahan dalam accounting seperti electrnic bank transfer, assets management, automatic invocing, analytic control, dan statement management.

b. Analitic Acounting

Analytical merupakan inti dari semua modul management dala m open ERP. Analytic dintegrasikan dengan semua operasi yang memiliki biaya atau pendapatan. Sebagai contoh, untuk sevices company, analityc accountign digunakan sebagai finacial bagian dari project management.

c. Asset Management

Untuk bussines bangunan sampai farmasi, melacak asset yang kompeks menjadi mudah dengan OpenERP. Memiliki modul fixed assset membuat kita terhindar dari kehilangan juataan dolar tiap tahun dalam tax overpayment.

d. Bank Interfaces

Open ERPmendukung electronic banking dan invoicing melalui modul yang berbeda. OpenERP menyediakan layanan untuk berkomiunikasi secara otomatis denganbank untuk melakukan pembayaran order dan menerima statement dari banhk secara otomatis. OpenERP juga mendukung CODA, SEPA, BTV/11/DTA, check printing dan EDI.

e. Budgets

Open ERP budgets modul mendukung untuk mengelola financial dan analisis budgets. Modul ini dapat mengelola budgets yang sama dari tiga macam panfangan, melalui aturan user :

1. Accountant : bekerja pada master dan consolidated budget

2. Project manager : bekerja pada analytic budget pada pryeknya

3. Department manager : mendapat consolidation view pada posisi budgets

f. Payment Managements

Untuk membantu dalam mengelola harta dan pembayaran kepada supplier, OpenERP menyediakan tools untuk menoong dalam persiapan pembayaran.

4. Human Resources

a. Expences

Modul ini menyediakan layanan untuk mengelola biaya bulanan suatu perusahaaan. Modul ini memberikan akses pada catatan gai pegawai dan memberikan validasi untuk menyetuju atau menolak catatan tersebut. Setelah validasi modul ini membuat sebuah invoice untuk pekerja Employee dapat memerikasa gaji mereka

b. Holiday Management

Modul ini mengontrol hari libur di dalam perusahaan. Modul ini menyediakan layanan untuk employee dalam meminta hari libur. Lalu manager dapat melihat permintaan untuk libur dan mengontrol seluruh rencana liburan untuk sebuah perusahaan atau department.

c. PayRoll

Modul ini masih dalam tahap pengembangan

d. Point of Sales

Mengelola point of sales secara langsung dengan Open ERP. Modul ini memberikan layanan untuk mempermudah dalam mengelola semua operasi point of sales seperti penjualan, stock, encashnment, invoicing , dan lain - lain.

e. Skills Management

Open ERP menyediakan 20 modul yang berhubungan dengan humant resource mangement. Beberapa modul mengijinkan untuk mengelola skills dari para pekerja dan dari situ dapat diperoleh keputusan yang behubungan dengan kontrak pekerja dan evaluasi secara periodik

5. CRM dan SRM

a. Customer Relationship Management

Generic Open ERP customer relathionship management system mengijinkan sekelompok orang untuk dapat memimpin secara efisien dan pintar. Modul ini mengelola tugas penting seperti komunikasi, identifikasi, prioritas, penugasan , resolution dan notifikasi.OpenERP meyakinkan semua kasus dapat dilavak oleh user, customer dan supplier dengansukses. Open ERP dapat secara otomatis mengirim reminders, dan yang lain sesuar aturan dari perusahaan.

b. Direct Marketing

Modul direct marketing dapat mengelola pengembangan dan memonitor sebuah perusahaab melalui beberapa channels. Modul ini menyediakan tools untuk mengelola permintaan, workflows, steps, dan lain – lain. Report composition engine membantu dalam pembuatan dokumen.

c. Mail Gateway

Email gateway meyediakan layanan dalam pembuatan, penugasan atau pengupdatan secara simple melalui pengiriman dan penerimaan email tanpa harus membuka Open ERP interface. Modul ini sangat beguna dalam mengelola email dalam sebuah perusahaan.

d. Phone calls

Open ERP menediakn tools untuk mengorganisasikan telepon yang keluar dan masuk. Melalui modul ini dapat dilakukan konfigurasi workflows yang berbeda utuk operator.Modul ini diintegrasikan denga CRM sehingga dapat menggunakan keterhubungan management facilities seperti segmentation dari customer, automatisasi atura.

e. Portal

Modul ini menyediakan layanan untuk dapat mengakses pada sistem customer dan supplier. Menapilkan hanya sebagian dari aplikasi Open ERP tanpa harus mendeploy semua modul ke dalam sistem. Ini merupakan modul yang sangat berguna yang memperbolehkan customer,partners, suppliers untuk menggunakan sistem untuk menjalankan beberapa tugas.

6. Project Management

a. Financial Project Management

Open ERP dmengintegrasikan financial project management agar dapat mengontrol aktifitas yang berbeda. Dengan modul ini dapat melacak biaya, budgets, automatic invoicing dan laporan keuntungan.

b. Operational Management

Open ERP diintegrasikan dengan multilevel project management system. Modul ini meyediakan layanan untuk mengelola alokasi tugas, rencana jangka panjag atau pendek, pendelegasian. Modul ini secara keseluruhan diintegrasikan dengan sales atau purchase.

c. Timesheets

Sistem timesheets meyediakan layanan untuk mencatat waktu yang diabiskan oleh pegawai dalam pengerjaan project. Mpdul ini diintegrasikan dengan analityc accounting yang menyediakan layanan untuk mengelola budgets, plannung, biaya dan reinvoicing dari hunman resources

Metoda working yang berbeda disediakan berdasrakna kebutuhan :

1. Sign in/out project

2. Simple timesheet encoding

3. Timesheets diintegrasikan dengan proses validasi dan kehadiran oleh manager

7. Assosiation Management (Manajemen Asosiasi)

a. Event Organisation

Modul ini memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap suatu even. Hal yang dapat dipantau melalui modul ini adalah : perencanaan, registrasi, pengunjung, pembayaran, dan sebagainya. Modul ini terintegrasi dengan modul akunting dan CRM. Selain fitur-fitur tersebut, kita juga dapat menggunakan mail gateway untuk mendapatkan informasi permintaan atau registrasi yang dikirimkan via email

b. Fund Raising

Modul ini memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap operasi keuangan.Operasi yang dimaksud mencakup pencarian investor hingga melakukan pemantauan akan bagaimana uang tersebut digunakan dalam proyek yang berbeda.

c. Membership

Modul ini memungkinkan suatu perkumpulan untuk mengatur anggota perkumpulan mereka. Kita dapat melihat data anggota baru atau anggota yang telah terdaftar sebelumnya. Modul ini terhubung ke modul yang memungkinkan user untuk menyediakan akses online terhadap anggota pada sistem yang ada, seperti kalender, proyek yang sedang aktif, daftar anggota, dan sebagainya

8. IT Tools

a. Bug Tracker

Fitur Open ERP bug tracker memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap bug yang ada. Fitur ini mengatur revisi yang berbeda, milestone, status dari bug, tugas dari modulu manajemen proyek, dan sebagainya

b. Scrum Methodology

Modul ini mengimplementasikan semua konsep yang didefinisikan di dalam scrum metodologi manajemen proyek untuk perusahaan IT. Termasuk di dalamnya adalah proyek dengan sprints, pemilik produk, scrum master, review sprints, pertemuan, feedback, dan sebagainya. Modul ini juga memungkinkan user untuk mengembangkan langkah jangka panjang, evaluasi hasil kerja, interaksi dengan pelanggan, dan sebagainya. Modul ini juga menyediakan fitur diagram untuk pembuatan laporan. Metodologi scrum digunakan oleh

Microsoft dan Google untuk mengatur produk baru mereka

9. Fully Customizable

a. Configurable Actions

Engine open object memungkinkan user untuk melakukan kustomisasi semua aksi terhadap sistem dalam beberapa klik saja. User dapat mendefinisikan objek baru dengan mudah, memodifikasi aliran kerja, mengganti hasil dari suatu aksi, membuka windows baru atau laporan, dan sebagainya.

b. Report Designer

Plugin ini menghubungkan Open Office dengan OpenERP untuk memastikan bahwa informasi yang berguna dikoordinasi dan disebarkan pada perusahaan. Dengan beberapa klik saja, user dapat membuka laporan dan melihat dokumen Open Office dan melakukan modifikasi terhadap dokumen melalui aplikasi dokumen yang ada.

c. View Editor

View Editor milik OpenERP memungkinkan user untuk mendesain dan mengadaptasi semua layar aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat memodifikasi tampilan dan menambah atau menghilangkan field dengan cepat

d. Workflow Editor

Sebagai bagian dari engine Business Process Management dari OpenERP, workflow editor memungkinkan user untuk mengganti cara memproses semua dokumen agar dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Fleksibilitas dari sistem ini memungkinkan software user untuk berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kita dapat melakukan aksi pada workflow, antara lain mengirim email/sms, mencetak laporan, menghitung nilai dari objek yang dimodifikasi, memanggil layanan eksternal, dan sebagainya.

10. Ergonomy

a. Web Application Interface

Open ERP menyediakan fitur Ajax, web 2.0 yang memungkinkan drag & drop, diagram Gantt, pengeditan proses, dan sebagainya. Interface dari web Open ERP juga memungkinkan user untuk melakukan remote access dan kemudahan deployment kepada klien.

b. Gantt Charts

Setiap objek dari sistem dapat dilihat sebagai diagram Gantt yang dinamis. Gunanya untuk memudahkan manajemen resource dan perencanaannya. User dapat mengorganisasikan resource yang ada menggunakan fitur drag & drop pada timeline atau ada konsolidasi yang berbeda.

c. Dynamic Graphs

Open ERP menyediakan fitur laporan dengan grafis yang baik untuk memberikan informasi terhadap user. Setiap grafik pada Open ERP dinamis penuh, dimana user dapat melakukan manipulasi pada setiap bagian dari grafis, drag & drop pada dashboard, mengganti menjadi kalender, dan sebagainya. Dengan Open ERP, laporan yang baik tidak hanya dapat diakses oleh manajer saja, tetapijuga oleh setiap user di dalam sistem. Penggunaan lebih dari 200 laporan dapat memuaskan setiap kebutuhan karyawan dan meningkatkan performa mereka dengan informasi yang tepat

d. Integrated Documentation

Open ERP merupakan software manajemen enterprise dengan dokumentasi paling baik di dunia. Buku dari Open ERP merupakan best seller dari Amazon untuk semua kategori software komputer dan semua kategori berbasis manajemen. Dokumentasi ini tidak hanya berisi bagaimana cara menggunakan software, tetapi juga contoh yang baik dan bagaimana mengaplikasikannya terhadap suatu perusahaan. Semua dokumentasi ini disediakan secara online dan terhubung kepada setiap halaman software sehingga dapat membantu user menggunakan software secara efektif

11. Flexibility

a. Module System

Open ERP mungkin merupakan framework paling modern dan paling fleksibel di dunia ini. Semua fitur pada Open ERP dikemas dalam modul yang independen, sehingga memungkinkan user untuk menginstall hanya beberapa dari modul yang ada. Modul-modul tersebut dapat bekerja secara independen, dan bila diinstal bersama, modul-modul tersebut terintegrasi dengan sempurna untuk membantu tugas user dan menghindari duplikasi data. User juga dapat menggenerate modulnya sendiri tanpa melakukan development dengan menggunakan kakas kustomisasi yang ada : workflow editor, object editor, view designer, report designer, BI reports, customizable actions, dan sebagainya. Semua kustomisasi yang dibuat pada server dapat disimpan sebagai modul yang mmudah dideploy, didistribusi ulang, dan dibagikan.

b. Web Service

Setiap objek atau layanan dari aplikasi dapat diakses melalui web service standar yang berbeda, seperti XML-RPC, XML-RPC melewati HTTPS atau Phyton NET_RPC untuk akses yang lebih cepat. Hal ini memungkinkan user untuk mengintegrasi setiap aplikasi Open ERP dengan mudah dan produktivitas maksimum

12. e-Commerce

a. Integrated E-Commerce

Open ERP menyediakan modul untuk melakukan sinkronisasi secara otomatis denga semua sistem e-commerce opensource seperti OSCommerce, eZpublish, Magento, Joomla. Hal ini memungkinkan user untuk mengatur dan mengotomasi proses penjualan, mulai dari pemesanan online hingga pengiriman. Dalam rangka untuk memanfaatkan Ope ERP secara maksimum, user juga dapat menggunakan sistem e-commerce yang disediakan yang dapat memasuki website yang telah ada secara otomatis. User hanya tinggal menambahkan beberapa baris HTML pada website mereka dan Open ERP akan menjadi platform e-commerce

b. EDI

Open Object framework menyediakan banyak kakas yang dapat membantu user untuk mensinkronisasi database atau mengimport data baru pada Open ERP. Kakas yang didedikasikan untuk beberapa software juga dsediakan. Modul EDI meunginkan user untuk mensinkronisasi perintah dan pengiriman terhadap supplier dan kustomer

13. Business Intelligence

a. Olap Database

Modul Olap dari Open ERP mendukung OLAP database secara hybrid yang dapat melakukan koneksi terhadap basis data relasional aapun untuk melakukan analisis multi dimensi. Open Object mendukung MDX query yang dilakukan melalui salah satu dari web service yang disediakan oleh Open Object

b. Cube Designer

Inteligen bisnis cube designer memungkinkan user untuk mengkustomisasi kubus pada berbagai jenis basis data. Desainer kubus yang user friendly akan menolong user untuk mendesain skema penuh hanya dalam waktu beberapa menit saja

c. Cube Browser

Inteligen bisni cube browser memungkinkan pengguna akhir untuk menacigasi informasi dan statistik dari perusahaan dengan mudah dan mendesain laporan dengan fitur drag & drop. User dapat mengkonsolidasi, drill up, drill down, slice, filter data untuk keuntungan user sendiri melalui interface laporan yang user friendly. Kekuatan dari inteligen bisnis ini tersedia untuk semua user di dalam sistem untuk mengekstraksi informasi yang dibutuhkan. Hal ini juga dapat dilakukan untuk menganalisis database lain, yang memungkinkan user untuk mengkonsolidasi data melalui satu user interface.

14.Miscelleanous Tools

a. Networks

Open ERP memiliki modul yang membantu user untuk mengatur dan mempertahankan infrastruktur IT User dapat mengatur software, linsensi, hardware, garansi, dan kontrol intervensi pada komponen yang berbeda. Setiap komponen dapat dihubungkan bersama untuk mendesain infrastruktur jaringan.

b. Ideas Box

Seringkali modul yang paling kecil merupakan hal yang paling berguna. Modul ini dibangun hanya dalam waktu tiga jam saja. Modul ini memungkinkan pekerja untuk mengirimkan ide. Lalu orang-orang dapat menilai ide yang muncul dan mendiskusikannya pada poin yang berbeda

c. Lunch

Open ERP memiliki banyak modul yang dapat digunakan untuk memudahkan dan mengotomasi kegiatan sehari-hari. Modul ini dapat memantau pesanan pekerja pada saat makan siang, pilihan mereka, dan biaya makan siang mereka. Modul ini secara otomatis mempersiapkan pesanan dari supplier dan mengatur pilihan pekerja

d. VOIP

Modul yang ditandai dengan tanda asterisk memungkinkan user untuk menggunakan sistem VOIP melalui Open ERP. Ketika seorang pelanggan menghubungi user, modul ini dapat menghubungkan partner user dengan nomor telepon dari pelanggan tersebut

15. Services

a. Auction

Profil auction house mengandung semua hal yang dibutuhkan untuk mengatur sebuah rumah pelelangan. Fitur ini memungkinkan user untuk mengatur objek dan penjualnya, pembeli dan pembayar, melakukan setup eksibisi, hingga membuat katalog. Modul ini memungkinkan proses pengintegrasian dengan modul lain pada Open ERP, contohnya adalah kontrol biaya.

b. Medical

Medical menyediakan sebuah EMR (Electronic Medical Record), sehingga para dokter dan setiap institusi di dunia akan mendapatkan keuntungan dari sistem yang berkualitas tinggi dan aman ini.

16. Public

a. Training Organisations

Open ERP digunakan oleh salah satu organisasi pelatihan paling prestisius di Prancis, yaitu l’ENA (Ecole Nationale d’Administration). Open ERP menyediakan berbagai modul berbeda untuk mengorganisasikan pelatihan, antara lain manajemen resource, guru, perencanaan, materi pelatihan, dsb.

b. Chambers of Commerce

Open ERP digunakan oleh 50% Chambers of Commerce di Belgia. Lebih dari 10 modu ltersedia untuk bisnis ini : advances CRM, manajemen kontak, manajemen membership, pelatihan dan konferensi organisasi, dsb

17. Manufacturing

a. Food industries

Open ERP menyediakan berbagai modul berbeda untuk perusahaan industri makanan. Fitur ini dapat mengatur pemantauan suatu produk secara penuh, mulai dari supplier ke konsumen, termasuk data spesifik untuk setiap produk.

b. Book Stores

Open ERP menyediakan berbagai modul berbeda untuk secara otomatis mengkonfigurasi sistem untuk perusahaan toko buku. Fitur ini memungkinkan user untuk mengatur buku, pengarang, editor, dan supplier. Fitur ini juga dapat melakukan pengaturan terhadap barcode, dan penjualan dari website.

4.Module Project Management

1. Install project manajemen