Selasa, 26 Oktober 2010

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA


SISTEM  INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan , pegawai, buruh , manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai  tujuan yang telah ditetukan .Bagian atau unit yang biasanya mengurus SDM adalah departemen sumberdaya manusia atau disebut HRD ( Human Resource Development ).
Sistem Informasi sumber daya manusia (SISDM) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaiatan dengan sumber daya manusia perusahaan.HRIS sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengilah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi computer dan non computer .
Tiap perusahaan memiliki system yang mengumpulklan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan system  manajer sumber daya manusia ( Human Resource Informasi system ) atau HRIS.
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk intereksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia(MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini mengabungkan MSDM sebagai suatu yang utamana dalam mengaplikasikan bidan teknologi informasi kedalam aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, penyusunan system pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkm dalam aplikasi perencanaan sumber daya perisahaan ataua enterprise resource planning ( ERP ). Secara keseluruhan system ERP bertujuan memberika informasi yang diperoleh dari aplikasi yang berbeda kedalam satu system basisdata .
Fungsi Sumber Daya Manusia.
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
1.   Perekrutan dan Penerimaan (recruitment and hiring). SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di Koran,dll. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.


4. Pemhentian dan Administrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Sistem Informasi sumber daya manusia aadalah suatu program aplikasi computer yang berisikan program ( system ) tentang menejemen sumber daya manusia yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam mencapai tujuan, karena program aplikasi ini dapat memproses data secara cepat dan akurat .
Tujuan Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi Tujuannya adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah dan tipe .
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.
Tujuan-tujuan MSDM terdiri dari empat tujuan, yaitu :
1. Tujuan Organisasional
Ditujukan untuk dapat mengenali keberadan manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas organisasi. Walaupun secara formal suatu departemen sumber daya manusia diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun demikian para manajer tetap bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Departemen sumber daya manusia membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
2. Tujuan Fungsional
Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi.
3. Tujuan Sosial
Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan.
4. Tujuan Personal
Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika parakaryawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan organisasi.
Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia .
             System informasi SDM merupakan serangkain proses yang mencangkup pada pengumpulan bahan , peringkasan dan penganalisaan data yang berhubungan erat dengan menajemen SDM dan perencaan SDM . Aktivitas recuitmen, seleksi pelatihan dan pengambangan, menejer karis, kompensasi dan berhubungan karyawan juga menuntut informasi  yang tepat waktu dan akurat untuk mengambil keputusan . SISDM dirancang untuk membantu para manajer untuk membantu dalam membuat keputusan yang lebih efektif . Oleh karena itu, jika hal ini merupakan penyerobotan privasi pribadi, informasi tersebut hendaknya tidak dimasukkan kedalam SISDM .
·         Manfaat dari SISDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi :
1.      Memeriksa kapabilitas karyawan guna mengisi kekosongan yang diproyeksikan didalam perusahaan .
2.      Menyoroti posisi para pemegang jabatan yang diperkirakan akan dipromosikan, akan pension atau akan diberhentikan.
3.      Menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau pekerjaan yang mempunyai tingkat pemecatan, ketidakhadira, kinerja dan masalah lainnya .
4.      Mempelajari komposisi usia, suku dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memasyikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku .
5.      Mengantisipasi kebutuhan recruitment, seleksi, pelatihan, dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu.
6.      Perencanaan SDM untuk mengatisipasi pergantian dan promosi .
7.      Lapporan kompensai untuk memperoleh iformasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar .
8.      Riset SDm untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan.
9.      Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisa kerja individu untuk menentukan karyawan yang memerluakan pelatihan lebih .

Proses dalam ruang llingkup manajemen SDM adalah suatu proses yang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi dalam suatu pemerintahan . Dimana keadaan yang dinamis tersebut akan banyak berpengaruh pada teknologi system informasi yang akan digunakan . Oleh sebab itu proses apa saja dapat dilakukan oleh  sebuah system SDM akan sangat banyak tergantung pada model data yang akan dibentuk untuk kebutukan tersebut .umunya pada sebuah system kepegawaian , terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses yang berhubungan dangan hal sebagai berikut ;
1 . Perencanaan SDM
Masalah yang dihadapi SDM saat ini adlah cepatnya perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula pada perencanaa tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan proses perencanaan SDM adalah suatu proses analisa dan simulasi kebutuhab SDN yang sesuai dengan data rekiputulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi , dikaitkan denagn rencana pengembangan aktifitas departemen dimasa mandatang. Hal ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM maupun menempatkan SDM pada suatu lokasi yang membutuhkan . Oleh sebeb itu pada dasarnya dalam proses perencanaan tenaga manusia terdiri dari 3 sub proses :
1.         Proses pembentukan data rekpitulasi untuk analisa dan simulai, dimana pada prinsipnya akan diolahdari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini.
2.         Proses pengadaan SDM atau recuitmen, dimana pada prinsipnya hampis sma saperti pada pengumpulan biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian atau criteria penerimaan .
3.         Proses alokasi atau realokasi SDM atau redeployment yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada dapat dianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seoarang personel ketempat yang lebih tepat.
Sehubungan dengan system kepegawaian diusulkan terdapat banyak proses yang dapat mendukung analisa pekerjaan tersebut diatas, sperti ;
-          Fasilitas untuk mencari sesuatu jabatan structural yang kosong.
-          Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut .
-          Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.
-          Pemilihan pegawai yang memiliki kriteraia informasi ternentu.
-          Analisa grafis dan statistic.

   2. Administrasi Personalia.
            Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti :

·         Biodata Pegawai                                                      
·          Sejarah Kepangkatan
·          Sejarah jabatan
·         Sejarah Pendidikan Formal
·         Sejarah Pendidikan Penjenjangan
·         Sejarah Pendidikan Substantial
·         Keahlian berbahasa asing
·         Penggunaan fasilitas perusahaan
·         Sejarah kunjungan ke luar negeri
·         Daftar Keluarga
·         Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh
·         Memo Khusus

Sehubungan dengan itu, pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk Sistem Kepegawaian di Indonesia. Keuntungan dari hal ini adalah :
1.      Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar informasi menggunakan
Kode.
2.      Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab operator tidak perlu mengingat.
3.      Daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua dapat diperoleh secara cepat oleh
 System.
4.      Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam pengoperasiannya.
5.      Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan pengkodean.
6.       Setiap histori yang dimiliki oleh personel akan direkam selama atau sebanyak
7.      jumlah data yang akan disimpan (ditentukan oleh pihak manajemen kepegawaian).

3. Kompensasi dan Benefit
           
Salah satu masalah yang dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia adalah antara menentukan kriteria jenis pekerjaan dan pembayaran yang diterima personil dan fasilitas lain non operasional seperti medikal dan pensiun. Pada umumnya hal tersebut sangat variatif tergantung dari banyak hal, seperti besarnya organisasi, pendidikan, pengalaman, tanggung jawab, lokasi geografis penempatan, masa kerja dan juga tanggungan keluarga. Oleh sebab itu ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit adalah berikut ini :
1. Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana yang ternasuk dalam hal ini adalah proses penggunaan dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur,uang makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan sejenisnya.
2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja diperusahaan seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun. Dengan sistem yang baru ini penggunaan sistem merit akan sangat mudah dilaksanakan secara obyektif. Dimana faktor penunjang informasi dalam menentukan merit tersebut, telah terkonsolidasi menjadi satu dengan sub-sistem lainnya, seperti pendidikan, masa kerja, evaluasi kerja, dll. Oleh sebab itu seberapa rinci sistem merit yang akan digunakan, tergantung dari seberapa banyak komponen penunjang merit yang digunakan.

4. Kinerja Personel

Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Dimana dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Dan juga berdasarkan hasil kajian yang umumnya dilakukan oleh suatu tim. Hal ini dapat diinformasikan dan didiskusikan bersama dengan personel tersebut untuk mengetahui apresiasi lebih lanjut mengenai cara pengkajian dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan. Adapun fasilitas yang tersedia pada system ini adalah perencanaan kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut. Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

5.Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan adalah salah satu rangka dalam keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem kepegawaian ini adalah terdiri dari beberapa sub-proses seperti :
1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesertaan personel pada pendidikan yang diikutinya. Umumnya hal yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan dalam kategori non formal. Dan hal ini ditunjang pula dengan penggunaan kodefikasi yang standar.

6. Pemutusan Hubungan Kerja atau Pensiun

Seperti pada akhirnya, diperlukan pula sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personil, baik secara normal, ataupun dikarenakan hal lainnya. Oleh sebab itu, sistem menangani pula penyimpanan informasi dari seluruh personil yang pernah bekerja pada perusahaan, sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon dan sebagainya.

HRIS ( Human Resource Information Sistem )

Human Resources Information System (HRIS) adalah sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku denganaturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
  1. Timely (tepat waktu)
  2. Accurate (akurat)
  3. Concise (ringkas)
  4. Relevant (relevan)
  5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan .
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
-          Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
·         SIA (Sistem Informasi Akuntansi). Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
·         Penelitian Sumber Daya Manusia.

Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh:
1. Penelitian Suksesi (succession study). Penelitian suksesi dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.
2. Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam satu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
3. Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

·         Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
1. Inteligen Pemerintah. pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
2. Inteligen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti: perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pgawai baru.
3. Inteligen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
4. Inteligen Masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya local seperti: perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
5. Inteligen masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.
6. Inteligen Pesaing. Dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti: industi computer, terjadi perpindahan pegawai yang sering dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Database HRIS

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan luasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data dalam computer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasis computer, tersedia beberapa alternative dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan memasukkan data.
Database Sumber Daya Manusia dari Lingkungan.
·         Database perusahaan eksekutif. Perusahaan pencari eksekutif mengkhususkandiri dalam menemukan pelamar untuk posisi eksekutif, akses kedatabase perusahaan pencari dibatasi pada perekrut dari perusahaan itu sendiri atau perekrut dari beberapa perusahaan serupa yang membentuk jaringan yang erat.
·         Database universitas. Sekitar 200 akademi dan universitas menyediakan databesa curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
·         Database agen tenaga kerja. Beberapa agen tenaga kerja yang besar memiliki database mereka sendiri. Database lain digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan. Akses kedatabase kategori ini lebih bebas daripada akses kedua jenis sebelumnya.
·         Database akses umum. Database ini tersedia bagi siapapun dengan bayaran. Salah satu yang terbesar adalah career placement registry yang memiliki akses melalui jaringan DIALOG Information Services.
·         Bank pekerjaan perusahaan. Beberapa perusahaan besar seperti IBM, Hewlettpackard, travelers dan wells Fargo menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai sementara. Perusahaan menggunakan bank  pekerjaan saat mencari pengganti sementara untuk pegawai tetap yang sakit, cuti hamil, liburan, dsb.

Proses sistem informasi SDM

1. Isi Database
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan.
-             Data Pegawai, di dalamnya terdapat data-data mengenai pegawai yang dapat berupa biodata pegawai, kinerja dan CV
-             Data non-pegawai, di dalam data ini terdapat organiasasi dilingkungan perusahaan seperi agen tenaga kerja, akademisi dan universitas, serikat pekerja dan pemerintah.
·         Alamat
·         Tempat tanggal lahir
·         Kewarganegaraan
·          Departemen
·         Divisi
·         Pendidikan
·         Nomor pegawai
·         Lokasi kerja
·         Jabatan
·         Status gaji
·         Pensiun
·          Peringkat kinerja
·          Jenis kelamin
·         Keahlian
·         Telepon

2. Lokasi Database
Biasanya database HIRS ditempatkan pada computer sentral perusahaan dan computer bagian departemen SDM. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang semua komponen perusahaan yang terhubung melalui LAN dapat mengaksesnya.

3. Pemasukan data
Data yang dimasukkan dalam HIRS biasanya berasal/dimasukkan oleh non-manajer dalam SDM, diikuti oleh non-manajer diluar SDM, manajer dalam SDM dan manajer diluar SDM.

-  Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. Dalam subsistem perencanaan agkatan keja manajemen sebuah perusahaan biasanya bertugas dalam  mengidetifikasi kebutuhan pegawai dimasa yang akan datang.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen. Dalam subsistem ini terdapat dua kegiatan/aplikasi yang biasanya dilakukan, yaitu aplikasi pelacak pelamar dan aplikasi pencarian internal. Dalam penggunaan  metode perekrutan ini perusahaan dapat memilih salah satu dari kedua aplikasi ataupun perusahaan juga dapat memilih keduanya. Hal ini disesuaikan dengan  lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan dan efektifitas serta biaya yang ditimbulkannya.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan. Subsistem angkatan kerja adalah sebuah output yang merupakan subsistem terbesar karena mempunyai aplikasi yang cukup banyak namun sedikit sekali perusahaan yang menggunakannya. Aplikasi yang bisa digunakan :
a. Penilaian kinerja pegawai
b. Pelatihan dan pengembangan pegawai
c. Kontrol posisi
d. Relokasi pegawai
e. Pengembangan keterampilan dan kompetensi pegawai
f. Program sukses
g. Program kedisiplinan pegawai
h. Subsistem pegawai
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. Subsistem kompensasi adalah subsistem aplikasi yang paling luas digunakan dalam perusahaan. Hal ini terkait dengan image kompensasi yang bias any berhubungan dengan gaji (uang). Adapun aplikasi-aplikasi yang digunakan dalam subsistem kompetensi di antaranya :
a. Peningkatan penyesuaian
b. Penggajian
c. Kompensasi eksekutif
d. Insentif bonus
e. Jam lembur
f. Kehadiran
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun .Sasaran aplikasi dari subsitem tunjangan adalah para pegawai yang masih bekerja dan yang telah pensiun. Berbagai aplikasi dalam ini umumnya sangat rumit dan sulit dilakukan. Dalam subsistem ini terdapat defined contribution dan defenit plans yang memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu. Selain itu terdapat juga fleksibel benefit plans yang memungkinkan pegawai memilih sendiri tunjangan yang disediakan oleh perusahaan.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya Selain subsistem-subsistem diatas yang notabene ditunjukkan kepada pihak inern perusahaan, subsistem pelaporan lingkungan ditujukan untuk pihak yang yang berkepentingan diluar perusahaan seperti pemerintah, serikat pekerja dan masyarakat pada umumnya. Adapun aplikasi-aplikasi yang terdapat dalam subsistem pelaporan lingkungan berupa:
a. Catatan EEO
b. Analisis EEO
c. Peningkatan serikat kerja
d. Catatan kesehatan
e. Substansi beracun
f. keluhan

Sistem informasi SDM boleh dianggap berhasil jika sistem tersebut memenuhi harapan berikut :
1. Biaya sistem haruslah sejalan dengan ukuran dan financial organisasi.
2. Sistem haruslah ditetapkan dengan waktu yang baik.
3. Sistem Informasi SDM haruslah mampu dimodiikasi dan diperluas tanpa merancang ulang keseluruhan sistem.
4. Penekanan pada aktivitas perencanaan haruslah terbukti.
5. Umpan balik haruslah berkelanjutan guna menyediakan pengidentifikasian masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan baru.
6. Arsip-arsip data haruslah diintegrasikan untuk referensi silang (cross referencing) di antara berbagai departemen.
7. Data yang kritis harus tersedia pada saat diperlukan, dan
8. Informasi kritis tersebut contohnya mencakup karyawan-karyawan kunci, data keahliankeahlian yang esensial, informasi promosi dan kinerja, dan data gaji.                           

Dalam membuat model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, gunakan format umum yang sama dari subsistem input database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan computer.






HRD (HUMAN RESOURCE DEPARTMENT)

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek dimulai dari :
1.      Seleksi dan Rekrutmen
2.      Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)
3.      Compensation and Benefit (Compensation and Benefit)
4.      Manajemen Kinerja (Performance Management)
5.      Perencanaan Karir (Career Planning)
6.      Hubungan Karyawan (Employee Relations)
7.      Separation Management
8.      Personnel Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HRD dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi. Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

Kompensasi

Kompensasi merupakan salah satu faktor penting bagi kelangsungan kerja karyawan di perusahaan yang pengaruhnya pada kepuasan kerja, loyalitas atau pun aspek kerja lainnya. didalam masa krisis keuangan ini, bagaimanakah perusahaan menerapkan kebijakan kompensasinya agar aktivitas perusahaan terus berlangsung dan karyawanpun tidak menganggur. Sudah menjadi wacana umum bahwa kompensasi dan benefit merupakan alat untuk mendapatkan dan mempertahankan karyawan terbaik di perusahaan. Meskipun ada faktor lain yang menjadi pertimbangan karyawan untuk loyal di suatu tempat, tidak dipungkiri bahwa kompensasi yang menarik merupakan salah satu alasan bagi karyawan untuk bertahan.
Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasiatas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar. Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yangdiharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance managementbertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja parapegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kamimelihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpaeksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia.

Kompensasi adalah seluruh imbalan yang diterima karyawan atas hasil kerjakaryawan tersebut pada organisasi. Kompensasi bisa berupa fisik maupun non fisik dan harusdihitung dan diberikan kepada karyawan sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikannyakepada organisasi / perusahaan tempat ia bekerja.Perusahaan dalam memberikan kompensasi kepada para pekerja terlebih dahulumelakukan penghitungan kinerja dengan membuat sistem penilaian kinerja yang adil. Sistemtersebut umumnya berisi kriteria penilaian setiap pegawai yang ada misalnya mulai dari jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan, kecepatan kerja, komunikasi dengan pekerja lain,perilaku, pengetahuan atas pekerjaan, dan lain sebagainya.Para karyawan mungkin akan menghitung-hitung kinerja dan pengorbanan dirinya dengan kompensasi yang diterima. Apabila karyawan merasa tidak puas dengan kompensasi yang didapat, maka dia dapat mencoba mencari pekerjaan lain yang memberi kompensasi lebih baik. Hal itu cukup berbahaya bagi perusahaan apabila pesaing merekrut / membajak karyawan yang merasa tidak puas tersebut karena dapat membocorkan rahasia perusahaan / organisasi.
Kompensasi yang baik akan memberi beberapa efek positif pada organisasi / perusahaan sebagai berikut di bawah ini :
·         Mendapatkan karyawan berkualitas baik
·         Memacu pekerja untuk bekerja lebih giat dan meraih prestasi gemilang
·         Memikat pelamar kerja berkualitas dari lowongan kerja yang ada
·         Mudah dalam pelaksanaan dalam administrasi maupun aspek hukumnya
·         Memiliki keunggulan lebih dari pesaing / competitor.


http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar